Migrationsmöglichkeiten zu Exchange Online

Immer mehr Unternehmen stellen sich die Frage, wie sie zukünftig im Team zusammen arbeiten. In einigen Artikeln zum Thema Digitalisierung liest man, dass das Ende der E-Mail-Ära immer näher rückt. Doch im klassischen Büro-Alltag ist die E-Mail weiterhin als Kommunikationsmedium Standard. Im Zuge einer vermehrten Nutzung von Office 365 Diensten macht die Überlegung einer Migration der E-Mails zu Exchange Online durchaus Sinn. Im Folgenden zeige ich mögliche Migrationswege auf.

 

Szenario 1: Grüne Wiese

Dies ist sicherlich die einfachste Variante für den Administrator, aber die verwirrendste für Endanwender. Zu einem definiertem Zeitpunkt werden die MX-Einträge zu Exchange Online umgestellt, sodass E-Mails nur noch dort ankommen. Das Outlook der Endandwender muss zu diesem Zeitpunkt ebenfalls umgestellt werden bzw. dem bestehenden Profil muss das "neue" Office 365-Konto hinzugefügt werden. 

Dieses Szenario macht nur in sehr kleinen Umgebungen (bis max. 10 Personen) Sinn. Gerade bei Firmenübernahmen (M&A) oder bei Auslagerung zum Stichtag "x" in ein Archiv kann ein Start mit leerem Postfach durchaus nachvollziehbar sein.

 

Szenario 2: Import via IMAP

Die IMAP-Migration ist der Klassiker unter den Datenübernahmemöglichkeiten und daher auch am beliebtesten. Größter Vorteil: das Quellsystem spielt zunächst einmal keine große Rolle, sofern es IMAP unterstützt. Daher kann es Exchange, Google Mail oder Web.de sein - solange Office 365/Exchange Online per IMAP auf das Postfach zugreifen kann, ist eine Migration möglich. 

Im Idealfall wird zunächst ein Postfachmapping zwischen Quell- und Zielseite definiert. Die daraus entstehende CSV-Datei wird im Migrationsassistenten hochgeladen und verarbeitet. Sind die Daten in Ordnung, hat man den Großteil der Konfiguration schon erfolgreich hinter sich gebracht. Nach dem Start der Datenmigration ist es dann nur noch eine Frage der Zeit, bis alle Inhalte migriert wurden. Klassischerweise stellt man mit dem Beginn der Migration auch den MX-Eintrag um, damit neue E-Mails bereits in das Exchange Online-Postfach laufen und eine Nachmigration (Deltamigration) überflüssig ist.

 

Szenario 3: Import/Migration mit Outlook

Hierbei handelt es sich um einen einfachen, aber auch effektiven Ansatz, um schnell mit Exchange Online starten zu können. Die Idee dahinter: der Benutzer ist selbst für seine Inhalte zuständig. Er bindet sich eine lokale PST-Datei zusätzlich im Outlook ein und kopiert die Inhalte, die er migrieren möchte, in die PST-Datei. Von einem Verschieben rate ich ab, da dies in der Vergangenheit immer wieder zu Programmabstürzen, Duplikaten usw. geführt hat. Zum Stichtag "x" wird der MX-Eintrag umgestellt und die Benutzer erhalten neue Outlook-Profile, in welche die PST-Dateien eingebunden werden. Der Benutzer kann dann wieder selbst entscheiden, welche E-Mails er im Exchange Online-Postfach haben möchte und welche nicht.

Der Umweg über die PST-Datei kann natürlich auch umgangen werden, indem im bestehenden Outlook-Profil einfach das neue Postfach als weiteres Postfach hinzugefügt wird. Die Erfahrung zeigt aber, dass die Verwirrung des Benutzers damit perfekt ist. Dann werden E-Mails vom "alten" Konto verschickt, die dann auf einmal nicht mehr auffindbar sind... Also empfehle ich lieber den geordneten Weg über die PST-Datei. 

 

Szenario 4: Exchange Hybrid

Der "Königsweg" aller Migrationsszenarien, allerdings nur möglich mit Exchange 2013/2016 (und mit Einschränkung 2010). Hierbei wird der Exchange Server mit Exchange Online verbunden - nach Wunsch auch inkl. komplexer Koexistenz. Der Migrationsvorgang kommt damit einem Drag & Drop gleich: Postfach auswählen - verschieben - warten - fertig. 

Je nach Anzahl und Datenmenge besteht außerdem die Möglichkeit, die Migration nicht in einer Nacht oder in einem definierten Zeitraum durchzuführen, sondern über einen längeren Zeitraum. Durch eine konfigurierbare Koexistenz können somit zum gleichen Zeitpunkt Postfächer On-Premises und Online gehosted sein. Der Mailflow geht weiterhin seinen gewohnten Weg und auch die Kommunikaiton untereinander ist sichergestellt. 

Ab einer bestimmten Benutzerzahl, Datenmenge und einer Anforderung an die Verfügbarkeit (keine Serviceunterbrechung möglich) ist Exchange Hybrid unbedingt empfehlenswert. Vom Einrichtungsaufwand her ist Exchange Hybrid zwar etwas komplizierter und anspruchsvoller, aber der Benutzer merkt hierdurch fast keine Transition.

 

Für eine weitergehende Architektur- und Implementierungs-Planung stehen die Experten der PRO DV AG gerne zur Verfügung! Kontakt und weitere Infos gibt es unter prodv.de.


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