Synchronisationslogik bei der Postfachmigration

Bei einer Migration von einem anderen E-Mail-System (Exchange On-Prem, IMAP, etc.) zu Exchange Online ist es für Administratoren sehr einfach, bestehende Postfach-Daten (Mail, Kontakte, Kalender) zu migrieren. Der Wunsch nach einem „Neuanfang“ ist relativ selten. Bei der Datenübernahme gibt es natürlich den klassischen „Turnschuh“-Ansatz (Export in PST-Datei und Einbindung der PST-Datei im neuen Postfach), aber komfortabel ist das natürlich nicht.

Im Exchange Admin Center von Office 365 gibt es die Möglichkeit sogenannte Migrations-Batches anzulegen. Dabei unterscheidet sich die Art des Batches immer je nach Migrationsszenario. Bei Exchange Hybrid geht man über den MRS (Mailbox Replication Service) an den lokalen Exchange ran — aber auch die Migration von einem IMAP-Server ist möglich. Oft entsteht dabei die Frage, wie die Synchronisierung arbeitet und die Logik dahinter funktioniert.

Egal, welche Migrations-Variante man wählt: das Migration-Tool greift zunächst administrativ auf das zu migrierende Postfach zu und fordert einige Informationen an (Typ, Anzahl der Ordner, Anzahl der Objekte, usw.). Wenn die Informationen alle plausibel sind fängt das Tool an, das Postfach zu synchronisieren — dies bedeutet, dass Elemente dupliziert werden. Zu keinem Zeitpunkt werden Daten verschoben, d.h. der Benutzer, der noch aktiv mit dem alten Postfach arbeitet, bekommt hiervon nichts mit. Je nach Größe des Postfachs wird die Synchronisation zwischen wenigen Minuten und einigen Stunden dauern. Irgendwann erreicht das Batch den Status „synchronisiert“. In diesem Status ist das Postfach grundsätzlich bereit für die abschließende Migration. Nun greift folgende Logik: sofern das Migrations-Batch nicht per Klick manuell abgeschlossen wird, findet alle 24 Stunden eine Synchronisierung der Delta-Datenmenge statt. Der Administrator kann also im Vorfeld die Batches anlegen und synchronisieren lassen. Der Zeitpunkt des Abschlusses kann dann ruhig später erfolgen.

Irgendwann während einer Migration wird der Zeitpunkt kommen, an dem der MX-Eintrag für das E-Mail-Routing vom alten Anbieter zu Office 365 geschwenkt/umgestellt wird. Dies ist auch gleichzeitig der Zeitpunkt, zu dem der Administrator die Migrations-Batche abschließen sollte. Das Tool macht dann die letzte Delta-Synchronisierung und beendet die Synchronisation. Im Idealfall liegen dann im O365-Postfach alle Elemente des alten Postfaches und neue E-Mails gelangen über den geschwenkten MX-Eintrag direkt zu Office 365.

Bei einer IMAP-Migration ist es im Übrigen unerheblich, wo der Vorgang ausgelöst wird: bei eine großen Anzahl von Benutzern macht es Sinn, über das Exchange Admin Center zu gehen und eine CSV mit den Benutzerdaten hochzuladen. Wer nur wenige Postfächer synchronisieren möchte, kann das auch im O365 Admin Center machen und die IMAP-Serverdaten manuell eintragen — die Eingaben werden dann in ein Batch gepackt und erscheinen anschließend ebenfalls im Exchange Admin Center.


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